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Es ist mal wieder Mai. Und mal wieder ist in meinem Kalender eine dicke, fette Erinnerung “Steuererklärung”. Und mal wieder ist meine Lust darauf gleich Null. Ein riesen Berg, den ich gedanklich seit einigen Wochen vor mir herschiebe. “ist ja noch Zeit” ist meine beliebteste Ausrede – bis zu dem Zeitpunkt, wo eben keine Zeit mehr ist. Weil Aufschieberitis und Ziele erreichen auch in meinen Coachings häufige Themen sind, nehme ich das zum Anlass, hier einige Tipps zu sammeln, die mir die ungeliebte Aufgabe “Steuererklärung” etwas einfacher machen. Viele der Tipps lassen sich auch für andere komplexe und umfangreiche Aufgaben anwenden.

Fristen setzen und einhalten

Vielleicht hast du beim Lesen oben irritiert gedacht: “wieso Mai? Die Frist ist doch schon seit ein paar Jahren Juli!” Und ja, die Frist wurde verschoben. Und ja, man kann Fristverlängerung beantragen. Trotzdem: irgendwann ist es fällig. Ich für mich setze mir seit vielen Jahren selbst eine eigene Frist auf “31. Mai 24 Uhr”. Und ich habe es bisher immer geschafft, diese Frist einzuhalten.

Mich entspannt es zu wissen, dass ich meine eigene Frist verpassen kann ohne schlimme Folgen von außen. Mich motivert das gute Gefühl, wenn ich meine selbstgesetzte Frist wieder einmal eingehalten habe. In den letzen Jahren habe ich es sogar ein paar mal deutlich vor der Frist geschafft.

Motivation

Warum mache ich das ganze eigentlich? Weil ich “muss”? Eine ziemlich miese Motivationsquelle, finde ich. Ich möchte mir lieber überlegen, was ich davon habe es zu machen. In diesem Fall: ich vermeide eine Mege Ärger, bis hin zur Steuerschätzung (die im Zweifel immer zu meinen Ungunsten sein würde…). Ich spare Energie, wenn ich die unangenehme Aufgabe endlich erledige und nicht ständig aufschiebe.

Struktur schaffen – Belege sortiert ablegen

OK, ich gebe zu, das bringt erst für die Zukunft etwas – dann bringt es aber umso mehr! Ich kann mich leider lebhaft an eine Zeit erinnern, als ich vor dem Ausfüllen der Steuererklärung erst mal die halbe Wohnung durchforstet habe auf der (verzweifelten) Suche nach Kontoauszügen, Steuerbescheinigungen und Rechnungen. Allein der Gedanke daran, dass das wieder ansteht, hat mich über Wochen daran gehindert, die Steuererklärung anzugehen.

Inzwischen habe ich eine Methode gefunden, die für mich das richtige Maß an Struktur gibt und gleichzeitig wenig Aufwand braucht. Für mich reicht es so und spart mir einiges an Zeit. An einem bestimmten Ort habe ich jeweils für das laufende Jahr eine Klarsichthülle. Darin ist ein Blatt mit einer Liste, welche Belege ich für die Steuer brauche (nur die private Einkommensteuer. alles was mit meinem Business zusammenhängt ist ohnehin in einem Buchhaltungs-Tool) und groß das entsprechende Jahr darauf. Alle Briefe mit Belegen, die ich für die Steuer brauche, kommen einfach direkt dort hin. Zusätzlich habe ich auf meinem Rechner einen Ordner für die Steuer. Da landen alle elektronischen Belge. Idealerweise mache ich noch ein Häkchen auf der Liste, damit ich weiß welcher Beleg schon da ist.

Zum Beispiel brauche ich alle Spendenbescheinigungen. Sobald ich etwas spende, mache ich einen Vermerk auf der Liste (z.B. “Unicef April – 50 €”). Oder es gibt eine größere Zahnarztrechnung – auch die vermerke ich dort. Die entsprechenden Briefe sammle ich in der passenden Klarsichthülle.

Wenn ich dann die Steuererklärung mache, brauche ich nur den Stapel Briefe in der Klarsichthülle und den elektronischen Ordner sichten und habe dann normalerweise schon die meisten Belege zusammen. Leider gibt es manche Belege (z.B. die Steuerbescheinigung bei einer bestimmten Bank), die ich selbst auf einer Online-Platform herunterladen muss. Das habe ich mir inzwischen aber auch auf meiner Liste vermerkt und weiß dann gleich Bescheid (ohne erst vergeblich in meinen Unterlagen zu suchen…).

Kleine, machbare Häppchen

Gerade bei der Steuererklärung passiert es mir immer mal wieder, dass ich daran denke und sofort habe ich das Gefühl ich stehe vor einem unüberwindbar hohen Berg – viel zu steil, viel zu hoch um hinaufzukommen. Wie soll ich das nur schaffen – in der kurzen Zeit so viel zu tun. Und wo soll ich nur anfangen?

Hier hilft nach meiner Erfahrung ganz klar: die Aufgabe in kleine, machbare Häppchen zerlegen. Ich habe mir als erstes einfach die nötigen Aufgaben aufgeschrieben. Danach habe ich die Punkte – wo nötig – in eine zeitliche Reihenfolge gebracht, d.h. sortiert was zuerst passieren muss. Zum Beispiel:

• Belege zurechtlegen
• neues Formular anlegen
• Daten eintragen
• ausgefülltes Formular ausdrucken
• ausgefülltes Formular kontrollieren
• abschicken

Als nächstes habe ich jeden Punkt noch mal überprüft: erscheint es mir machbar und haben die Aufgaben die “richtige” Größe? Idealerweise sollte ich bei jeder Aufgabe sofort denken “klar, kein Problem, das ist übersichtlich und machbar” und es sollte eine Aufgabe sein, bei der ich ein gutes Gefühl habe, wenn ich es erledigt habe.

In meiner Beispiels-Liste oben ist der Punkt “Belege zurechtlegen” vielleicht zu groß. Ich denke “urgh. so viel Arbeit – ätzend!” Also macht es Sinn, dafür noch Unteraufgaben zu machen. Zum Beispiel “Spendenbescheinigungen zurechtlegen”. Vielleicht ist auch das noch zuviel, dann zerlege ich weiter in “Beleg für Spende an Unicef suchen” und “email mit Beleg für Spende an Netzwerk Gewaltfreie Kommunikation München raussuchen” (bei letzterem bin ich übrigens Vorstandsmitglied – wir sind immer dankbar für Spenden, die uns u.a. ermöglichen Einführungskurse in Gewaltfreier Kommunikation für Schulen oder Kindergärten zu unterstützen)

Andererseits ist der Punkt “ausgefülltes Formular ausdrucken” für mich vielleicht zur wenig – wenn ich das erledigt habe, fühlt es sich nicht nach etwas an, worüber ich erleichtert sein kann, dass es erledigt ist. Und ich drucke auch nicht jede Steuererklärung aus zur Kontrolle. Also wäre das ein Punkt, den ich in der nächsten Version vermutlich streichen würde.

So wurde meine Liste während der Verwendung bzw. mit jedem Jahr in der ich sie verwendet habe, immer passender und die Häppchen sind immer näher an diesem Idealpunkt von “motivierend und einfach”.

Aus allen Punkten in der Liste habe ich mir eine Mindmap gemacht – eine etwas vereinfachte und anonymisierte Version siehst du im Bild unten. Ich drucke mir das jedes Jahr aus und alle Aufgaben, die ich erledigt habe, streiche ich durch – allein für das gute Gefühl des Durchstreichens lohnt sich das 😉

Die Technik

Ich verwende für meine Steuererklärung Elster Online (d.h. die schnörkellose offizielle Platform der Finanzverwaltung), und nach etwas Eingewöhnung finde ich das auch durchaus ok. Ich weiß, dass es verschiedene Anbieter gibt, die das Ausfüllen der Steuererklärung (selbsternannt) einfacher machen – bisher habe ich das noch nicht ausprobiert. Vor allem dann, wenn dir Technik generell schwerfällt oder du wenig über die Einkommensteuer weißt, könnte es einen Versuch wert sein. Such am besten im Internet nach so etwas wie “Steuererklärung online einfach” – für manche Programme gibt es auch kostenlose Testversionen.

Aufschlauen und Unterstützung holen

Im Nachhinein eine der hilfreichsten Vorlesungen in meiner Uni-Zeit war die Steuerlehre. Das waren zwar “nur” zwei Semester und ein Überblick über alle möglichen Steuern von Einkommensteuer über Umsatzsteuer bin hin zu Erbschaftsteuer. Aber ich habe dadurch zumindest ein Grundverständnis von dem ganzen Steuerdickicht. Und auch wenn das inzwischen gute 15 Jahre her ist, es hat mir bisher gut gereicht um einigermaßen zu wissen, was ich mache. Wenn ich dieses Vorwissen nicht hätte, hätte ich mir vermutlich ein Buch besorgt und durchgelesen. Auch wenn es nicht das spannendste Thema ist – ein Grundverständnis hilft einfach.

Für punktuelle Fragen hat sich für mich bewährt, im Internet zu suchen (z.B. “wo genau trage ich (Zahn-)Arztkosten ein?”).

Wenn ich durch Recherche nicht weiter komme, rufe ich beim Finanzamt an. Bisher waren die Menschen dort immer sehr hilfsbereit und auskunftsbereit, wenn ich wissen wollte, was ich wo genau ausfüllen soll.

Ich kenne allerdings auch meine Grenzen. Sobald ich zum Beispiel mit meinem Business umsatzsteuerpflichtig werde, werde ich mir Unterstützung durch eineN SteuerberaterIn holen. Das ist mir alleine zu kompliziert.

Deshalb mein letzter Tipp: wenn du alleine nicht klar kommst, hol dir Unterstützung. Lohnsteuerhilfe-Verein oder Steuerberater oder gute Bekannte die sich damit auskennen.